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Ausgangssituation & Problemstellung
Kolleg:innen verlassen das Unternehmen, gehen in den Ruhestand oder nur in den Urlaub, und das Wissen in ihren Köpfen zu Abläufen, Bereichen, Tools und Prozessen geht verloren oder wird rudimentär, nach bestem Wissen und Gewissen, mehr oder weniger gut dokumentiert.
Lösungsansatz & Einsatz von KI
Der "Wissenssammler" ist ein Prozess, in dem das Wissen in einem natürlichen Interview-Gespräch mit KI abgefragt und strukturiert als Dokument gespeichert wird.
Das Wissen kann per Audio/Text-Chat oder per Live Interview mit der KI geteilt werden. Im Formular wird das Thema festgelegt (ein Prozess, ein bestimmtes Tool, etc.). Die KI stellt dann DYNAMISCHE (Nach-)Fragen rund um das Thema (wie läuft das ab, wer ist zuständig, etc.) und passt das Interview während des Gesprächs an, um möglichst alle Aspekte abzudecken.
Wenn alle Aspekte abgedeckt sind, kann mit Klick auf ""Speichern und Beenden"" der Prozess abgeschlossen werden. Es wird aus dem Interview ein strukturierter Wiki Artikel als PDF erstellt und per Mail verschickt.
Erkenntnisse, Learnings & Wirkung
Der natürliche Prozess mit Hilfe der KI-Gesprächsführung ist ideal, um Wissen strukturiert zu sammeln. Die Wissensgeber:innen können die Art der Wissensabgabe auf ihre Bedürfnisse anpassen und werden durch den kompletten Vorgang geleitet. Dies wird in ersten operativen Tests sehr gut angenommen.
Nicht so gut funktioniert es bei Menschen, die KI ablehnen, Bedenken haben oder lieber selbst Wissensartikel schreiben.
Ein zentrales Learning ist, dass öffentlich verfügbare oder halbstrukturierte Informationen aus Reisekatalogen einen hohen strategischen Wert haben, wenn sie KI-gestützt extrahiert, strukturiert, georeferenziert und fachlich validiert werden. Zugleich wurde deutlich: Der Nutzen entsteht nicht allein durch KI, sondern durch die Kombination aus automatisierter Analyse, Branchenlogik und Plausibilisierung. Dass Akteure aus Politik, Verwaltung sowie Hersteller wie MAN und Mercedes-Benz die Daten bereits nutzen, zeigt den praktischen Mehrwert.
Ansprechpartner
Friedemann Schütz